Станет незаменимым помощником: как эффективно использовать ChatGPT в Excel — три способа

Незаменимый инструмент для работы с большими массивами данных — Excel. Однако иногда возникают проблемы с созданием формул или поиском. ChatGPT может помочь устранить эти проблемы.

Как эффективно использовать чат-бот в Excel, рассказали специалисты портала Мakeuseof.

Как использовать ChatGPT в Excel

Искусственный интеллект можно применять в Excel для:

• создания формул;
• создания макросов;
• анализа и визуализации данных с помощью таких инструментов как Charts и Data Analysis Toolpak;
• получение помощи с какими-либо ошибками или проблемами в электронной таблице;
• получение ответа в режиме реального времени;
• получение помощи по автоматизации отправки электронных писем;
• изучение новых функций.

В общем, если использовать чат-бот правильно, это может помочь вам максимально увеличить производительность Excel и преодолеть любые страхи по электронным таблицам, которые у вас могут возникнуть.

 

Как использовать ChatGPT для создания или поиска формул в Excel

Вы можете попросить чат-бот предложить формулы на основе текущих заданий или получить указания по формуле, которая у вас уже есть.

Вот несколько шагов, которые вам нужно выполнить:

• откройте в Excel ту ячейку, в которую вы хотите ввести формулу;
• объясните ChatGPT, какую формулу вы хотите создать. Например, "Я хочу вычислить сумму двух чисел в ячейках A1 и B1";
• Чат-бот предоставит вам формулу. К примеру, "=SUM(A1,B1)";
• скопируйте формулу, которую вам предоставил ИИ;
• вставьте скопированную формулу в ячейку Excel;
• нажмите Enter, чтобы вычислить формулу.

Прося ChatGPT создать для вас формулы, помните о нескольких вещах:

• ChatGPT не сможет интерактивно работать с Excel. Вам нужно будет вручную скопировать и вставить формулу, которую вам предоставит чат-бот;
• чем больше информации вы предоставите, тем лучше;
• убедитесь, что ваши инструкции четкие и конкретные;
• если электронная таблица не слишком длинная, вы можете скопировать ее содержимое и предоставить чат-боту для более точного ответа;
• снова проверьте форматирование и синтаксис формул, созданных ChatGPT. Если любое из них неправильно, Excel вернет сообщение об ошибке;
• всегда проверяйте результаты, чтобы убедиться в точности.

Как использовать ChatGPT для создания макросов

Макросы — это набор инструкций, которые указывают Excel выполнять определенные задачи в определенном порядке. С помощью них можно записывать определенный набор действий, а затем выполнять их одним щелчком мыши без необходимости каждый раз писать код вручную.

ChatGPT может облегчить процесс создания макросов, предоставляя полезные указания и советы.

Разберем, как это сделать на примере:

1. Есть таблица данных о продажах со следующими столбцами:

• Имя работника
• Регион
• Квартал
• Общий объем продаж

2. Необходимо создать фильтр, отражающий общие продажи, осуществленные за первый квартал для Северного региона.

ChatGPT получил описание и создал макрос, как показано ниже:

3. Когда у вас есть необходимый макрос, попробуйте использовать его и запустить:

• нажмите клавиши Alt+F11 на клавиатуре, чтобы открыть редактор Visual Basic;
• в следующем окне выделите "Вставить" > "Модуль".

• введите код, который вы скопировали с ChatGPT раньше;
• закройте диалоговое окно и нажмите "Файл" > "Сохранить как";
• разверните раскрывающееся меню "Сохранить как тип" и выберите "Книга Excel с поддержкой макросов";
• нажмите "Сохранить", чтобы сохранить файл макроса.

• вернитесь к рабочему листу и перейдите на вкладку "Разработчик";
• щелкните Макросы и выберите из списка FilterData.
• наконец нажмите "Выполнить".

Теперь этот макрос будет фильтровать ваши данные, чтобы отображать только продажи для целевого региона.

 

Как использовать ChatGPT для автоматизации отправки электронных писем

Во время управления большой командой автоматизация таких задач, как отправка электронной почты, может стать спасением. Excel предлагает различные методы автоматизации отправки электронной почты, что особенно полезно, когда вы регулярно отправляете группе людей с подобными данными. Использование ChatGPT может еще больше оптимизировать процесс автоматизации электронной почты для достижения максимальной эффективности.

 

Самый простой способ сделать это попросить чат-бот создать соответствующий макрос VBA. Этот метод очень похож на шаги, которые мы уже описали выше. Давайте быстро рассмотрим пример.

"Предположим, что у нас есть список электронных адресов для высшего руководства нашей фирмы, и нам нужно послать им отчет о доходах за первый квартал по электронной почте. Вот как мы попросим ChatGPT создать макрос VBA".

Получив макрос, мы сохраним модуль и запустим его, выполнив шаги, описанные выше.

Напомним, мы писали, как создать презентацию с помощью ChatGPT. Чат-бот может также дать рекомендации, как предотвратить ключевые ошибки.

А также как использовать искусственный интеллект, чтобы выучить иностранный язык. Чат-бот может стать незаменимым ассистентом.